Es bedarf keiner besonderen Erwähnung, dass der grösste Wert eines Spitals seine Mitarbeitenden sind. Sie sind die Know-how Träger des dienstleistenden Unternehmens. Doch weiss das Spital eigentlich, was das Spital alles weiss? Oder anders gefragt: Gibt es eine strukturierte Dokumentation all der Regeln, die in den Köpfen der Mitarbeitenden stecken und die im Zusammenhang mit der Fülle des versammelten Fachwissens erst einen geregelten Betriebsablauf ermöglichen?
Als ich zu prüfen hatte, ob das angebotene Medikationsmodul des vorhandenen Klinikinformationssystems (KIS) alle Verordnungsarten und -wege unseres Spitals wird unterstützen können, war es nicht das allgemeingültige medizinische Fachwissen, welches die grössten Fragen aufwarf. Es waren die Regeln, welche organisatorisch bedingt sind und so nur hier in diesem Haus zur Anwendung gelangen. Neue Mitarbeitende können ein Lied davon singen: Trotz bester Fachqualifikation braucht es immer auch eine gewisse Zeit der Einarbeitung, um eben diese Regeln kennenzulernen. Durch Ausbildung, Studium und Berufserfahrung wissen Ärzte und Pflegepersonal zwar welches Medikament wann wie zu applizieren ist. Nicht aber, auf welchem Verordnungswege an wen welche Information wie gelangen muss, um einen regelrechten Ablauf des Medikationsprozesses zu gewährleisten, bei dem jeder der Beteiligten Gleiches unter Gleichem versteht. Genau das aber ist eine unabdingbare Voraussetzung für höchste Qualität sprich Sicherheit für unsere Patientinnen und Patienten.
Nun ist dieses Prozesswissen nicht nur auf viele Personen verteilt, sondern es gibt auch Varianten. Man könnte auch sagen, dass die Standardisierung der Prozesse für eine maximale Sicherheit noch nicht hinreichend ist. Hier sind nicht Behandlungsvarianten gemeint, die natürlich bei der Anwendung der ärztlichen Kunst möglich sein müssen, sondern Varianten in den Abläufen. Doch wie soll man die Varianten identifizieren, wenn man zuvor die massgeblichen Regeln noch nicht dokumentiert hat? Unser Team des Prozess- und Projektmanagements ist angetreten, dies zu ändern.
Die Medikationsprozesse, also eben jene vorhandenen Regeln, wurden strukturiert dokumentiert. Dazu waren mehrere meist halbtägige Wohkshops eines Teams aus Apothekern, Ärzten und Pflegefachpersonal notwendig. In insgesamt 200 Arbeitszeitstunden klärte und dokumentierte die Gruppe dieser Fachleute die Medikationsprozesse mit dem digitalen Prozessmanagement Werkzeug casewise.
Die Gruppe erarbeitete zunächst die Ist-Prozesse und stellte fest, dass die Dinge eben nicht überall gleich gehandhabt werden. Die schon beschriebenen Varianten lassen grüssen. Ausserdem gab und gibt es durchaus unterschiedliche Auffassungen zu Dingen bei denen man doch der Meinung war, dass doch alle Beteiligten dasselbe darunter verstehen müssten. Geraten hierdurch nun Patienten in Gefahr? Nein. Das Fachwissen der einzelnen Mitarbeitenden verhindert dies und so wird man selbstverständlich trotz einer strukturierten Prozessdokumentation auch zukünftig auf qualifizierte Fachkräfte im Spital setzen.
Die wertvolle Diskussion über die heutigen Abläufe machte die Debatte über die gewünschten Soll-Abläufe deutlich leichter. Das Optimierungspotenzial der Prozesse war allen deutlich geworden und so versuchte man nicht die KIS Software so hinzubiegen, dass sie irgendwie passen würde, sondern beschäftigte sich mit den Möglichkeiten im eigenen Einflussbereich. Es sei aber nicht verschwiegen, dass sich am Ende zur Abbildung eines Optimalzustandes auch auf der Softwareseite noch etwas bewegen musste.
